Realizacja projektu
Chcemy uniknąć konieczności drukowania faktury pobranej z KSeF, jej opisywania w formie papierowej, a następnie ponownego skanowania dokumentu. W jaki sposób prawidłowo opisać fakturę elektroniczną zgodnie z wytycznymi projektu?
W przypadku faktury elektronicznej oraz opisu faktury stanowiącego odrębny dokument, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dopuszcza się zamieszczenie poniższych informacji w opisie dokumentu zamiast na pierwszej stronie faktury:
- „Grant jest dofinansowany przez Unię Europejską ze środków EFS w ramach FE SL 2021-2027”.
- Numer księgowy lub ewidencyjny zgodny z ewidencją księgową Grantu.
Pozostałe wymagania dotyczące opisu faktury pozostają bez zmian, tj.:
- należy umieścić odpowiednią adnotację, np. „Opis do faktury/rachunku nr ……… z dnia ……… w załączniku”;
- opis powinien zawierać wszystkie pozostałe wymagane elementy zgodnie ze wzorem opisu dokumentu znajdującym się pod adresem: https://dlarozwojuwspolnego.slaskie.pl/pl/do-pobrania/instrukcja-opisu-dokumentu-ksiegowego.html
Jak prawidłowo dokumentować wybór wykonawców i dostawców oraz realizację usług finansowanych z Grantu? Czy wymagane jest dokumentowanie rozeznania rynku, a jeśli tak, w jakiej formie? Jakie dokumenty potwierdzające wykonanie usług (np. doradztwo, konsultacje, mentoring, tutoring, szkolenia) należy gromadzić na potrzeby rozliczenia i ewentualnej kontroli?
Zgodnie z pkt 5 Podrozdziału 4.1 Procedury udzielania i realizacji Grantów Grantobiorcy nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
Jednocześnie wydatki muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, tj. niezawyżony względem cen rynkowych co wynika z Podrozdziału 4.2.1 Procedury udzielania i realizacji Grantów oraz § 8 ust. 1 Umowy o powierzenie Grantu.
Dokumentacja projektowa nie określa szczegółowych zasad wyboru wykonawców ani obowiązku pozyskiwania określonej liczby ofert czy dokumentowania rozeznania rynku. Co do zasady uzasadnienie i sposób kalkulacji wydatku dokonywane były na etapie opracowania Wniosku o powierzenie Grantu.
Zgodnie z dokumentacja projektową na etapie realizacji Grantu wybór wykonawcy lub dostawcy pozostaje po stronie Grantobiorcy, który to powinien być w stanie wykazać zasadność, racjonalność i efektywność poniesionego wydatku wskazanego we Wniosku
o powierzenie Grantu i dysponować dokumentami lub informacjami pozwalającymi uzasadnić racjonalność jego poniesienia. W zależności od charakteru i wartości zakupu mogą to być przykładowo: oferty handlowe, wydruki ze stron internetowych, dostępne cenniki jeśli spośród takich dokonywano wyboru, korespondencja z potencjalnymi dostawcami, notatka z analizy dostępnych rozwiązań lub inne dokumenty potwierdzające, że wybrana oferta odpowiada warunkom i cenom rynkowym.
Sposób udokumentowania racjonalności wydatku powinien być adekwatny do jego charakteru, wartości oraz okoliczności zakupu. Brak formalnego obowiązku przeprowadzenia rozeznania rynku nie wyklucza konieczności wykazania, zgodnie
z dokumentacją projektową, w tym Umową o powierzenie Grantu, na żądanie Grantodawcy lub innego podmiotu kontrolującego, że dany wydatek został poniesiony zgodnie z zasadą efektywności oraz uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
W przypadku usług takich jak doradztwo, konsultacje, mentoring, czy szkolenia, oprócz dokumentów księgowych rekomendujemy gromadzenie dokumentów potwierdzających faktycznie wykonanie usługi. Wynika to z obowiązku udokumentowania realizacji Grantu
(§ 4 ust. 2 pkt 3 Umowy) oraz możliwości weryfikacji dokumentacji na etapie rozliczenia
i kontroli (§ 11 Umowy). Dokumentacja projektowa nie określa zamkniętego katalogu dokumentów potwierdzających wykonanie usług. Grantobiorca powinien dysponować dokumentacją adekwatną do charakteru i zakresu zrealizowanego działania, umożliwiającą potwierdzenie, że usługa została faktycznie wykonana oraz że jej zakres pozostaje zgodny
z Wnioskiem o powierzenie Grantu. W zależności od charakteru działania mogą to być to
w szczególności:
- program szkolenia, lub inne materiały szkoleniowe, notatka ze spotkania,
- protokół odbioru usługi,
- raport końcowy lub sprawozdanie wykonawcy, jeśli takie były przewidywane w warunkach realizacji usługi
- harmonogram i agenda zrealizowanego wydarzenia,
- prezentacje, opracowania, analizy, ekspertyzy lub strategie będące rezultatem usługi,
- dokumentacja fotograficzna lub materiały audiowizualne,
- potwierdzenia udziału uczestników (np. podpisane listy obecności, formularze rejestracyjne, certyfikaty uczestnictwa),
- korespondencja potwierdzająca realizację usługi i odbiór efektów,
- protokoły zdawczo-odbiorcze lub notatki z odbioru,
- rezultaty prac wykonanych w formie elektronicznej (pliki, projekty graficzne, nagrania, bazy danych, strony internetowe),
- wydruki ze strony internetowej lub mediów społecznościowych dokumentujące przeprowadzenie działań promocyjnych (jeśli takie strony Grantobiorca posiada),
- raporty z kampanii informacyjnych lub promocyjnych,
- ankiety ewaluacyjne, podsumowania lub zestawienia,
- potwierdzenie konsultacji, mentoringu lub doradztwa (np. karty usług, karty czasu pracy ekspertów, protokoły spotkań), lub raporty z tych form wsparcia, jeśli takie były określone w warunkach realizacji usługi,
- dokumentacja wdrożenia zakupionych rozwiązań, np. konfiguracji systemu, uruchomienia strony internetowej czy oprogramowania.
lub inne dokumenty pozwalające wykazać, że usługa została faktycznie zrealizowana zgodnie z Wnioskiem o powierzenie Grantu.
Należy przy tym pamiętać, że sposób dokumentowania realizacji usługi powinien być proporcjonalny do jej charakteru. Nie ma obowiązku gromadzenia wszystkich wymienionych dokumentów jednocześnie, o ile posiadana dokumentacja pozwala jednoznacznie potwierdzić wykonanie usługi i jej związek z realizacją Grantu.
Czy określone w § 8 ust. 3 Umowy ograniczenie dotyczące wydatków wykraczających poza kwotę wskazaną w Umowie odnosi się do łącznej wartości Grantu określonej w Umowie, czy do wartości poszczególnych wydatków wskazanych we Wniosku o powierzenie Grantu?
Zgodnie z § 3 ust. 1 Umowy Grant został przyznany w określonej kwocie stanowiącej 100% całkowitych wydatków kwalifikowalnych przewidzianych do poniesienia na realizację Grantu zgodnie z Wnioskiem o powierzenie Grantu. W ocenie Grantodawcy zapis § 8 ust. 3 należy interpretować w ten sposób, że odnosi się on do łącznej wartości wydatków kwalifikowalnych (wartości Grantu) określonej w Umowie, a nie do wartości poszczególnych pozycji budżetowych wskazanych we Wniosku o powierzenie Grantu.
Oznacza to, że za wydatki niekwalifikowalne należy uznać wydatki przekraczające łączną wartość Grantu określoną w Umowie. Natomiast przekroczenie wartości pojedynczej pozycji budżetowej nie skutkuje automatycznie uznaniem wydatku za niekwalifikowalny, o ile:
- nie dochodzi do przekroczenia całkowitej wartości Grantu określonej w Umowie,
- zachowane są zasady dokonywania przesunięć pomiędzy pozycjami budżetu określone w § 9 Umowy,
- zmiany nie naruszają pozostałych warunków realizacji Grantu określonych w Umowie oraz Procedurze dla projektu grantowego.
W przypadku planowania zmian w budżecie rekomendujemy każdorazowo ocenę ich zgodności z postanowieniami § 9 Umowy o powierzenie Grantu, a w razie wątpliwości wcześniejszy kontakt z Grantodawcą.
Jak należy obliczać limit 10% dla przesunięć pomiędzy pozycjami budżetu Grantu niewymagających składania wyjaśnień, o którym mowa w § 9 ust. 9 Umowy? Czy limit ten odnosi się do wartości poszczególnych wydatków, czy do całkowitej wartości Grantu określonej w Umowie?
Zgodnie z § 9 ust. 9 Umowy limit 10% odnosi się do całkowitej wartości Grantu określonej w Umowie. Oznacza to, że przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu, których wartość nie przekracza 10% wartości Grantu nie wymagają przedstawienia wyjaśnień. W takim przypadku ocenie podlega wartość % dokonanego przesunięcia w odniesieniu do całkowitej wartości Grantu. W konsekwencji samo przekroczenie wartości danej pozycji budżetowej nie oznacza automatycznie naruszenia postanowień Umowy, o ile zachowane zostały zasady określone w § 9 Umowy o powierzenie Grantu.
Jak liczyć limit?
Zaleca się przyjęcie następującego sposobu:
Limit przesunięć = 10% wartości przyznanego Grantu.
Przykład:
wartość Grantu: 60 000 zł,
10% wartości Grantu: 6 000 zł.
Oznacza to, że przesunięcia pomiędzy pozycjami budżetu o wartości do 6 000 zł nie wymagają składania wyjaśnień, lecz jednocześnie muszą uwzględniać limity cross-financingu i wydatków na rozwój kompetencji oraz nie może prowadzić do zmiany zakresu rzeczowego Grantu.
W jakich przypadkach wydatek może zostać uznany za niekwalifikowalny zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 3 Umowy? Czy dotyczy to również sytuacji, gdy wartość wydatku przekroczy kwotę przewidzianą w budżecie dla danej pozycji?
Postanowienia § 14 ust. 1 pkt 3 Umowy dotyczą wydatków uznanych za niekwalifikowalne, tj. w szczególności wydatków poniesionych niezgodnie z postanowieniami Umowy, Procedury lub zatwierdzonym zakresem rzeczowym Grantu. W konsekwencji, za niekwalifikowalne mogą zostać uznane wydatki dotyczące działań, dostaw, usług lub elementów nieobjętych zatwierdzonym Wnioskiem o powierzenie Grantu jak również wydatki poniesione z naruszeniem zasad realizacji i rozliczania Grantu. Jednocześnie samo przekroczenie planowanej wartości pojedynczej pozycji w budżecie nie oznacza automatycznie uznania powstałej różnicy za wydatek niekwalifikowalny. Kluczowe znaczenie ma to, czy dany wydatek:
- stanowi zakres rzeczowy Grantu i został ujęty w budżecie zatwierdzonego wniosku o powierzenie Grantu,
- mieści się w dopuszczalnych zasadach dokonywania zmian w budżecie określonych w § 9 Umowy,
- zwiększenie jego wartości nie powoduje przekroczenia całkowitej wartości Grantu.
Podsumowując, ocena kwalifikowalności wydatku następuje z uwzględnieniem postanowień Umowy, w tym zasad dokonywania zmian w Budżecie Grantu określonych w § 9 Umowy.
Przykład 1
We wniosku o powierzenie Grantu zaplanowano:
- 2 biurka.
Zakupiono:
- 2 biurka,
- 1 szafę.
Jeżeli zakup szafy nie był przewidziany we Wniosku, nie mieści się w zatwierdzonym zakresie rzeczowym Grantu lub jego poniesienie nie zostało uprzednio zaakceptowane przez Grantodawcę, wydatek dot. zakupu szafy może zostać uznany za niekwalifikowalny.
Podobnie w przypadku zakupu 3 biurek zamiast 2, jeżeli skutkuje to zmianą zakresu rzeczowego względem zatwierdzonego Wniosku.
Przykład 2
We wniosku zaplanowano:
- zakup 2 biurek za 4 000 zł.
Faktycznie zakupiono:
- te same 2 biurka za 4 300 zł.
Jeżeli różnica wynika wyłącznie ze zmiany ceny, a:
- zakup dotyczy tego samego zakresu rzeczowego,
- mieści się w obowiązujących zasadach przesunięć budżetowych wskazanych w § 9 Umowy ust.9,
- nie powoduje przekroczenia wartości Grantu,
w konsekwencji, co do zasady nie ma podstaw do automatycznego uznania kwoty 300 zł za wydatek niekwalifikowalny wyłącznie z tego powodu, że doszło do przekroczenia wartości przewidzianej w budżecie Wniosku dla danej pozycji budżetowej.
Jakie zmiany dotyczące organizacji należy zgłaszać Grantodawcy w trakcie realizacji Grantu? Czy obowiązek ten obejmuje również zmiany statutu organizacji?
Zgodnie z § 6 ust. 2 Umowy o powierzenie Grantu Grantobiorca jest zobowiązany do informowania Grantodawcy o zmianie swojej sytuacji prawnej i finansowej, która może mieć wpływ na prawidłową realizację Umowy. W związku z tym rekomendujemy przekazywanie Grantodawcy informacji o wszelkich zmianach dotyczących statusu prawnego organizacji, w tym również o zmianach statutu.
Jednocześnie nie jest możliwe stworzenie zamkniętego katalogu zmian podlegających zgłoszeniu Grantodawcy. Ocena czy dana zmiana może mieć wpływ na realizację Grantu dokonywana jest każdorazowo z uwzględnieniem jej charakteru, zakresu oraz okoliczności konkretnej sprawy.
W celu zapewnienia prawidłowej rekomendujemy informowanie Grantodawcy o wszelkich istotnych zmianach dotyczących organizacji w okresie realizacji Grantu. Pozwoli to na ocenę, czy dana zmiana pozostaje bez wpływu na realizację Grantu oraz spełnianie warunków, na podstawie których Grant został przyznany.
Przykładowo mogą to być zmiany dotyczące:
- statutu organizacji, w tym celów statutowych lub zakresu prowadzonej działalności,
- zmiana formy prawnej organizacji,
- nazwy organizacji,
- siedziby lub danych kontaktowych,
- sposobu reprezentacji lub składu organów uprawnionych do reprezentowania organizacji,
- połączenia, podziału, likwidacji lub innych zmian statusu prawnego organizacji,
- wszczęcia postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub likwidacyjnego,
- istotnego pogorszenia sytuacji finansowej mogącego wpływać na realizację Grantu.
Podkreślamy, że powyższe przykłady nie stanowią katalogu zamkniętego. W przypadku wątpliwości co do znaczenia danej zmiany dla realizacji Umowy, rekomendujemy przekazanie informacji Grantodawcy, co pozwoli na dokonanie indywidualnej oceny jej wpływu na prawidłową realizację Grantu.
Czy w przypadku realizacji Grantu obejmującego opracowanie strategii rozwoju organizacji dokument ten musi spełniać określone wymogi lub standardy projektowe?
Grantodawca nie określa obowiązkowej struktury strategii. Zaleca się jednak, aby dokument zawierał w szczególności:
- diagnozę sytuacji organizacji,
- cele rozwojowe,
- planowane kierunki działań oraz sposób monitorowania realizacji przyjętych założeń.
Jednocześnie, jeżeli opracowanie strategii zostało wskazane we Wniosku o powierzenie Grantu jako działanie lub rezultat Grantu, Grantobiorca jest zobowiązany do wykazania, że dokument został przygotowany oraz, że jego zakres i treść są zgodne z założeniami przedstawionymi we Wniosku o powierzenie Grantu. Dokument ten może podlegać weryfikacji na etapie rozliczania i kontroli realizacji Grantu.
Czy Grantobiorca powinien informować Grantodawcę o zmianie ceny wydatku zaplanowanego we Wniosku o powierzenie Grantu?
Zmiana ceny/wartości wydatku ujętego w budżecie Grantu nie oznacza automatycznie konieczności informowania o niej Grantodawcy. Każdorazowo należy jednak ocenić, czy zmiana ceny wpływa na budżet Grantu lub powoduje konieczność dokonania przesunięć pomiędzy pozycjami budżetowymi.
Jeżeli zmiana ceny dotyczy wydatku przewidzianego we Wniosku o powierzenie Grantu, a jednocześnie:
- nie powoduje zmiany zakresu rzeczowego Grantu,
- nie skutkuje przekroczeniem całkowitej wartości Grantu,
- nie wymaga zmian wykraczających poza zasady określone w § 9 ust. 9 Umowy, w tym nie wpływa na limity dotyczące cross-financingu, wydatków na rozwój kompetencji lub pomocy de minimis (jeżeli dotyczy),
wówczas co do zasady nie ma obowiązku odrębnego zgłaszania samej zmiany ceny.
Przesunięcia pomiędzy pozycjami ujętymi w budżecie zatwierdzonego wniosku o powierzenie grantu przekraczające 10% wartości Grantu są dopuszczalne, niemniej ich dokonanie wymaga uprzedniego zgłoszenia i uzyskania akceptacji Grantodawcy.
Niezależnie od powyższego, jeżeli zmiana ceny mogłaby mieć wpływ na prawidłową realizację Umowy rekomendowane jest wcześniejsze poinformowanie Grantodawcy i uzyskanie stanowiska w tym zakresie. Pozwoli to ograniczyć ryzyko zakwestionowania wydatku na etapie rozliczenia lub kontroli Grantu.
Czy Grantobiorca powinien informować Grantodawcę, jeśli harmonogram realizacji działań ulegnie zmianie? Przykładowo, jeżeli we Wniosku o powierzenie Grantu wskazano realizację szkolenia w miesiącach I-III, a z uwagi na brak dostępności trenera szkolenie zostanie przeprowadzone w miesiącu IV.
Co do zasady, zmiana terminu realizacji pojedynczego działania nie wymaga zgłoszenia Grantodawcy, o ile nie wpływa na zakres rzeczowy Grantu, możliwość osiągnięcia jego celów i rezultatów oraz nie powoduje konieczności zmiany okresu realizacji Grantu określonego w Umowie o powierzenie Grantu. Zapisy procedur projektowych Grantodawcy, w tym zapisy Umowy nie przewidują obowiązku zgłaszania każdej zmiany o charakterze organizacyjnym lub technicznym.
Jeżeli przesunięcie terminu szkolenia wynika z obiektywnych okoliczności, takich jak brak dostępności trenera, i:
- nie powoduje zmiany zakresu zaplanowanych działań,
- nie wpływa na możliwość osiągnięcia założonych rezultatów,
- nie skutkuje koniecznością wydłużenia okresu realizacji Grantu wskazanego w Umowie,
wówczas taka zmiana może zostać opisana i uzasadniona w sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z realizacji Grantu.
Jednocześnie nie jest możliwe stworzenie zamkniętego katalogu zmian harmonogramu, wymagających zgłoszenia Grantodawcy. Ocena czy dana zmiana powinna zostać zgłoszona wymaga każdorazowo analizy jej wpływu na prawidłową realizację Grantu oraz spełnienie warunków określonych w Umowie. W przypadku wątpliwości co do wpływu planowanej zmiany rekomendujemy poinformowanie o niej Grantodawcy co umożliwi ocenę jej dopuszczalności w świetle postanowień Umowy.
Opisywanie faktur – do tej pory opisywaliśmy faktury papierowe: zatwierdzono merytorycznie, finansowo, zatwierdzono do wypłaty, Jak prawidłowo opisywać faktury wystawione w KSeF? Czy w przypadku faktur ustrukturyzowanych należy postępować tak samo jak dotychczas w przypadku faktur papierowych?
Tak. Faktury wystawione za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) powinny zostać opisane i udokumentowane w sposób umożliwiający identyfikację wydatku oraz jego powiązania z realizowanym Grantem, analogicznie jak dla faktur papierowych. W przypadku faktur z KSeF opis może zostać naniesiony na wydruk faktury z KSeF.
Jeżeli w organizacji obowiązują dodatkowe adnotacje księgowe, np. „zatwierdzono merytorycznie”, „zatwierdzono formalno-rachunkowo”, „zatwierdzono do wypłaty”, rekomenduje się dalsze ich stosowanie zgodnie z przyjętymi procedurami obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów finansowych. Dokumentacja projektowa nie wyłącza możliwości stosowania takich oznaczeń również do faktur wystawionych w KSeF. Dopuszczalne jest zatem zamieszczanie ich na wydruku faktury wykorzystywanej na potrzeby dokumentowania i rozliczania wydatków w ramach Grantu.
W ramach działań wskazanych we Wniosku o powierzenie Grantu uwzględniliśmy zakup ergonomicznego stanowiska pracy, w tym biurka z przestrzenią do przechowywania. Czy wskazane we Wniosku parametry techniczne mogą ulec zmianie na etapie realizacji wydatku?
Zakupiony sprzęt powinien być zgodny z założeniami przedstawionym we Wniosku o powierzenie Grantu. Oznacza to, że dopuszczalne są zmiany poszczególnych parametrów technicznych takich jak producent, model, wymiary czy zastosowane rozwiązania techniczne o ile zakupiony sprzęt zachowuje funkcjonalność i przeznaczenie przewidziane we Wniosku. Nie jest możliwe wskazanie zamkniętego katalogu dopuszczalnych zmian parametrów technicznych. Każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem wpływu danej zmiany na realizację celu Grantu oraz zgodności z zakresem rzeczowym opisanym we Wniosku. W przypadku wątpliwości, co do dopuszczalności planowanej zmiany rekomendujemy wcześniejsze skonsultowanie zmiany z Grantodawcą.
Po jakim czasie niszczony jest weksel stanowiący zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy o powierzenie Grantu?
Weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową stanowi zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy o powierzenie Grantu i pozostaje w dyspozycji Grantodawcy do czasu zakończenia wszelkich czynności związanych z rozliczeniem i kontrolą przyznanego Grantu.
Zgodnie z § 7 Umowy o powierzenie Grantu, Grantobiorca może wystąpić z pisemnym wnioskiem o zwrot zabezpieczenia. Zwrot może nastąpić po ostatecznym rozliczeniu Grantu, tj. po:
- zatwierdzeniu sprawozdania końcowego z realizacji Grantu,oraz
- dokonaniu ewentualnych zwrotów środków, do których zobowiązany był Grantobiorca, z zastrzeżeniem, iż w przypadku wszczęcia postępowania dotyczącego zwrotu środków, zwrot zabezpieczenia nie będzie możliwy do czasu zakończenia tego postępowania i zwrotu środków wraz z odsetkami.
Jeżeli Grantobiorca nie wystąpi o zwrot weksla, Grantodawca po upływie 12 miesięcy od dnia ostatecznego rozliczenia Grantu oraz po zweryfikowaniu spełnienia warunków rozliczenia Umowy dokonuje komisyjnego zniszczenia zabezpieczenia.
Mam zaplanowane szkolenie dotyczące dostępności. Z przeprowadzonego rozeznania wynika, że mogłabym zamiast niego zrealizować studia podyplomowe w tym samym zakresie. Czy istnieje możliwość zmiany szkolenia na studia podyplomowe?
Jeśli Grantodawca wyraziłby zgodę na taką zmianę, w budżecie pozostałyby oszczędności. Czy w związku z tym mogłabym dodatkowo sfinansować ukończenie III poziomu kursu języka migowego, który również jest związany z tematyką dostępności?
Umowa o powierzenie Grantu dopuszcza możliwość wprowadzania zmian w zakresie realizowanego Grantu. Należy jednak pamiętać, że każda zmiana będzie oceniana indywidualnie pod kątem jej wpływu na cele, rezultaty oraz zakres rzeczowy przedsięwzięcia.
Oznacza to, że zastąpienie szkolenia studiami podyplomowymi nie jest co do zasady wykluczone, jednak wymaga uprzedniego przedstawienia Grantodawcy propozycji zmiany wraz z jej uzasadnieniem. Analogicznie, przeznaczenie powstałych oszczędności w trakcie realizacji Grantu na sfinansowanie III poziomu kursu języka migowego wymaga skierowania planowanej zmiany do Grantodawcy celem indywidualnej oceny i uzyskania akceptacji.
Możliwość zaakceptowania takiej zmiany będzie zależała od jej zgodności z założeniami Grantu, zasadami kwalifikowalności wydatków oraz celami wskazanymi we Wniosku.
W przypadku planowania zmian w zakresie rzeczowym lub finansowym (powyżej 10%) Grantu rekomendujemy wcześniejsze przekazanie do Grantodawcy opisu proponowanych zmian wraz z ich uzasadnieniem. Pozwoli to na ocenę zgodność planowanych zmian z postanowieniami Umowy, a także ograniczy ryzyko zakwestionowania wydatków na etapie rozliczania Grantu.
Jakie dokumenty muszę gromadzić na potrzeby kontroli realizacji Grantu?
Grantobiorca jest zobowiązany do gromadzenia i przechowywania dokumentacji potwierdzającej prawidłową realizację Grantu, zarówno pod względem rzeczowym, jak i finansowym. Dokumentacja ta może podlegać weryfikacji na etapie rozliczania Grantu oraz w ramach kontroli prowadzonej przez Grantodawcę. Zakres dokumentów zależy od charakteru realizowanych działań i rodzaju ponoszonych wydatków. Co do zasady należy przechowywać wszystkie dokumenty potwierdzające wykonanie działań zaplanowanych w Grancie oraz poniesienie i opłacenie wydatków finansowanych ze środków Grantu. Nie jest możliwe określenie zamkniętego katalogu dokumentów, które mogą zostać objęte weryfikacją, ponieważ zakres kontroli jest każdorazowo uzależniony od specyfiki danego Grantu. Dobrą praktyką jest bieżące gromadzenie i archiwizowanie wszystkich dokumentów związanych z realizacją Grantu. Pozwoli to na wykazanie, w razie potrzeby, prawidłowości poniesionych wydatków, wykonanych działań oraz osiągniętych rezultatów.
W jaki sposób należy dokumentować zakup artykułów spożywczych lub innych wydatków ponoszonych w ramach Grantu? Czy wystarczający jest paragon, czy należy uzyskać fakturę lub rachunek?
Rekomendujemy, aby wydatki ponoszone w ramach Grantu były dokumentowane fakturą lub rachunkiem wystawionym na Grantobiorcę. Dokumenty te powinny umożliwiać jednoznaczną identyfikację nabywcy oraz prawidłowe ujęcie wydatku w ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby realizacji Grantu. Zgodnie z procedurami projektu grantowego wydatki kwalifikowalne powinny być udokumentowane odpowiednimi dokumentami/dowodami księgowymi oraz właściwie opisane na potrzeby rozliczenia i ewentualnej kontroli. Aby ograniczyć ryzyko powstania wątpliwości na etapie rozliczenia lub kontroli Grantu, rekomendujemy każdorazowo pozyskiwanie faktur lub rachunków wystawionych na Grantobiorcę.
We Wniosku o powierzenie Grantu zaplanowano udział 10 osób w szkoleniu. Czy możliwe jest skierowanie na szkolenie większej liczby uczestników, np. 15 osób, przy czym koszt udziału 10 osób zostałby sfinansowany ze środków Grantu, a koszt udziału pozostałych 5 osób ze środków własnych organizacji?
Co do zasady, objęcie wsparciem większej liczby osób niż pierwotnie wskazana we Wniosku o powierzenie Grantu nie jest wykluczona, pod warunkiem, że nie prowadzi do zwiększenia kwoty Grantu, zmiany celu działania ani naruszenia zasad realizacji Grantu.
W takiej sytuacji szczególnie istotne jest zapewnienie możliwości jednoznacznego wykazania, które wydatki zostały sfinansowane ze środków Grantu, a które zostały pokryte ze środków własnych organizacji. Grantobiorca powinien dysponować dokumentacją pozwalającą na identyfikację źródeł finansowania poszczególnych wydatków oraz potwierdzającą prawidłowość ich rozliczenia.
Jednocześnie każda taka sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Znaczenie mogą mieć w szczególności: sposób kalkulacji kosztu szkolenia, treść oferty wykonawcy, sposób dokumentowania uczestnictwa oraz wpływ zmiany na realizację założeń przedstawionych we Wniosek o powierzenie Grantu.
W przypadku planowania objęcia wsparciem większej liczby osób niż wskazana we Wniosku rekomendujemy wcześniejsze poinformowanie Grantodawcy oraz przedstawienie sposobu finansowania i dokumentowania wydatków. Pozwoli to ocenić zgodność planowanego rozwiązania z postanowieniami Umowy o powierzenie Grantu oraz uniknąć ryzyka zakwestionowania wydatków na etapie rozliczenia lub kontroli.
Co należy zrobić, jeśli w trakcie realizacji Grantu okaże się, że cena zaplanowanego wydatku wzrosła w stosunku do wartości wskazanej we Wniosku o powierzenie Grantu?
Wzrost ceny wydatku w stosunku do wartości wskazanej we Wniosku o powierzenie Grantu nie oznacza automatycznie, że wydatek nie może zostać poniesiony lub że utraci status wydatku kwalifikowalnego.
W pierwszej kolejności Grantobiorca powinien zweryfikować, czy zwiększony koszt może zostać pokryty w ramach zatwierdzonego budżetu Grantu, w szczególności poprzez wykorzystanie oszczędności powstałych w innych pozycjach budżetowych. Jeżeli wiąże się to z koniecznością dokonania przesunięć pomiędzy pozycjami budżetu, należy stosować zasady określone w § 9 Umowy o powierzenie Grantu dotyczące zmian budżetowych.
Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, z uwzględnieniem charakteru wydatku, skali wzrostu jego ceny oraz wpływu tej zmiany na realizację Grantu i zatwierdzony budżet. Jeżeli wzrost ceny wydatku powoduje konieczność wprowadzenia zmian w budżecie lub budzi wątpliwości co do prawidłowego sposobu postępowania, rekomendujemy wcześniejszy kontakt z Grantodawcą i przedstawienie proponowanego rozwiązania wraz z uzasadnieniem. Pozwoli to ocenić zgodność planowanych działań z postanowieniami Umowy oraz ograniczy ryzyko zakwestionowania wydatku na etapie rozliczenia lub kontroli.
Należy jednocześnie pamiętać, że wartość przyznanego Grantu nie może zostać zwiększona. Ewentualny wzrost kosztów może zostać sfinansowany wyłącznie w ramach dostępnych środków w budżecie Grantu lub ze środków własnych Grantobiorcy.
Czy w ramach Grantu będzie badany efekt wprowadzonych przez organizację zmian?
Tak. Na etapie realizacji Grantu, będzie dokonywana weryfikacja, czy zaplanowane działania zostały zrealizowane i czy wprowadzone zmiany zostały wdrożone w organizacji. Odbywa się to przede wszystkim poprzez:
- analizę sprawozdań rzeczowo finansowych, które muszą opisywać sposób poprawy istniejących lub wdrożenia nowych metod działania lub usług,
- możliwość przeprowadzenia kontroli lub wizyty monitoringowej, podczas której sprawdzane są rezultaty i dokumentacja realizowanych działań.
Nie bada się „efektów społecznych” w rozumieniu wpływu na otoczenie.
W projekcie grantowym „Śląskie. Dla rozwoju wspólNeGO” nie obowiązuje zasada trwałości, chyba, że wynika to z przepisów pomocy publicznej/pomocy de minimis.
Efektem realizacji wsparcia ma być zgodnie z założeniami projektu grantowego „Śląskie. Dla rozwoju wspólNeGO” rozwój organizacji, na rzecz której udzielone zostało wsparcie grantowe. Rozwój organizacji rozumiany jest jako poprawa istniejących lub wprowadzenie nowych usług lub metod działania, co jest weryfikowane na podstawie sprawozdania opisującego sposób poprawy lub wprowadzenia nowych metod działania lub rodzajów usług.
Czy organizacja samodzielnie wybiera szkoleniowców i trenerów?
Tak. Wybór usług, w tym. m.in. trenera/wykonawcy szkoleń jest dokonywany samodzielnie przez organizację. Należy mieć na uwadze, iż zakres Grantu powinien odpowiadać zidentyfikowanym potrzebom organizacji oraz znajdować odzwierciedlenie w informacjach przedstawionych we Wniosku o powierzenie Grantu. Należy również pamiętać o właściwym uzasadnieniu danego wydatku, w tym jego kosztu, z uwzględnieniem odniesienia do cen rynkowych.
Jak zaplanować rozpoczęcie realizacji Grantu?
Rekomenduje się, aby rozpoczęcie realizacji Grantu zaplanować z uwzględnieniem czasu niezbędnego do oceny Wniosku. Grantodawca szacuje, że czas od zamknięcia danego naboru do podpisania Umowy, w zależności od liczby złożonych Wniosków w danym naborze, może wynieść od 4 do 5 miesięcy.
Jakie są zasady dotyczące wydatków kwalifikowalnych?
- Środki z Grantu można wykorzystać tylko na zadania określone w Umowie i Wniosku (chyba że Grantodawca zatwierdzi zmiany).
- Nie wolno przekazywać środków innym podmiotom – Grantobiorca sam realizuje zadania.
- Wydatki kwalifikowalne to koszty m.in:
a) poniesione po podpisaniu Umowy i w okresie jej realizacji,
b) racjonalne, zgodne z cenami rynkowymi i służące celom projektu,
c) udokumentowane zgodnie z prawem,
d) związane z zakupem sprzętu lub materiałów edukacyjnych (np. laptopy, meble, oprogramowanie) w limicie cross-financingu do 15% wartości Grantu,
e) niezbędne do realizacji działań z Wniosku (np. wyjazdy, wizyty studyjne, bilety, konferencje, noclegi, transport, wynajem sal i sprzętu). - Każdy wydatek musi być uzasadniony i będzie podlegał kontroli (Grantodawca, IZ FESL 2021-2027 lub inne uprawnione organy).
Jakie są przykładowe wydatki niekwalifikowane?
M.in.: koszty administracyjne, obsługi Grantu, remonty, adaptacje, zakup nieruchomości, koszty promocji, kary, grzywny, koszty przygotowania wniosku, zaliczki wypłacone niezgodnie z Umową.
Jak wypłacane są Granty?
- Granty do 60 000 zł – jedna transza,
- Granty powyżej 60 000 zł – dwie transze (wartość pierwszej transzy nie może przekroczyć 60% wartości Grantu, druga zostanie wypłacona po rozliczeniu min. 70% pierwszej).
Czy w ramach Grantu możliwy jest zakup sprzętu i wyposażenia?
Tak. W ramach Grantu możliwy jest zakup sprzętu i wyposażenia, które stanowi cross-financing.
Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 15% wartości Grantu. Wydatki poniesione w ramach cross-financingu w wysokości przekraczającej limit określony w zatwierdzonym Wniosku są niekwalifikowalne.
Jakie zasady sprawozdawczości obowiązują Grantobiorców?
- Granty do 60 000 zł – jedno sprawozdanie rzeczowo-finansowe końcowe,
- Granty powyżej 60 000 zł – sprawozdanie rzeczowo-finansowe okresowe i końcowe.
W jakiej formie składane jest Sprawozdanie rzeczowo-finansowe z realizacji Grantu?
Sprawozdanie rzeczowo-finansowe z realizacji Grantu jest składane w formie elektronicznej.
Czy do sprawozdania rzeczowo-finansowego trzeba dołączać dowody księgowe?
Grantobiorcy nie mają obowiązku załączania dowodów księgowych do sprawozdania rzeczowo-finansowego, z wyjątkiem sytuacji wskazanych w dalszych zapisach regulaminu.
W jaki sposób Grantodawca dokonuje weryfikacji dokumentów finansowych?
Grantodawca na etapie weryfikacji sprawozdania może dokonać weryfikacji losowo wybranej próby dokumentów finansowych stanowiącą nie mniej niż 20% wszystkich dokumentów wykazanych w Sprawozdaniu.
Dobór próby następuje w sposób losowy, z wykorzystaniem mechanizmu zapewniającego bezstronność wyboru, przy czym Grantodawca zastrzega sobie prawo do rozszerzenia próby na całość dokumentacji finansowej za dany okres, na podstawie analizy ryzyka (np. wartość wydatku, rodzaj kosztu, nieprawidłowości
w poprzednich sprawozdaniach)
Czy Grantobiorca podlega kontroli?
Tak, kontrole mogą być planowe lub doraźne, obejmują dokumentację i realizację działań.
Jakie są zasady przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Grantu?
Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania u siebie oryginałów dokumentów związanych z realizacją Grantu.
Oryginały dokumentów księgowych muszą być opisane zgodnie zasadami rachunkowości oraz w sposób pozwalający na identyfikację źródła finansowania, w tym zawierać: nazwę projektu grantowego, nr Umowy o powierzenie Grantu, oznaczenie wydatku w ramach Grantu.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?
- 5 lat od zatwierdzenia sprawozdania końcowego,
- 10 lat w przypadku pomocy de minimis.
Jaki jest warunek rozliczenia Grantu?
Warunkiem rozliczenia Grantu będzie zaakceptowanie końcowego sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji Grantu.
W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w sprawozdaniu rzeczowo – finansowym, uniemożliwiających prawidłowe rozliczenie Grantu, Grantodawca wzywa do ich poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 4 dni roboczych.
Jakie obowiązki informacyjno-promocyjne ma Grantobiorca?
- Grantobiorca ma obowiązek informować opinię publiczną o realizacji Grantu. W szczególności powinien:
Oznaczać wszystkie działania informacyjne i promocyjne dotyczące Grantu oraz dokumenty udostępniane publicznie zestawem znaków:
- Funduszy Europejskich,
- barw Rzeczypospolitej Polskiej,
- logotypu województwa śląskiego,
- znaku Unii Europejskiej
zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie: funduszeue.slaskie.pl/web/guest/w/zasady_promocji_oznakowania. - Umieścić co najmniej jeden plakat w formacie A3, zgodnie ze wzorem dostępnym pod adresem: https://dlarozwojuwspolnego.slaskie.pl/pl/do-pobrania/materialy-promocyjne-1.html?vid=763
- Zamieścić opis Grantu (zgodny z Wnioskiem o powierzenie Grantu):
- na swojej stronie internetowej,
- na profilu w mediach społecznościowych (jeśli taki posiada). - Informować opinię publiczną i podmioty realizujące zadania, że Grant został sfinansowany ze środków Unii Europejskiej.
- Dokumentować wszystkie działania informacyjne i promocyjne prowadzone w ramach Grantu.
- Logotypy (kolor, poziom)
- Logotypy (kolor, pion)
- Logotypy (monochromatyczny, poziom)
- Logotypy (monochromatyczny, pion)
- Plakat A3